Vier Wochen Praxisbesuche für den Pharma-Außendienst planen
Welcher Pharmareferent besucht welche Praxis in welcher Woche, damit jedes Produkt oft genug bei den passenden Fachärzten vorgestellt wird, bei wenig Fahrerei?
Ziehen dreht, Ziehen mit rechter Maustaste oder mit Umschalttaste verschiebt die Karte, Scrollen oder Zwei-Finger-Geste zoomt. Karte und Plan darunter spielen einen Außendiensttag ab, den Dienstag der zweiten Woche, mit Fahrzeiten. Der Ring um jede Praxis zeigt ihre Sollbesuche des Zyklus bis zu diesem Tag. Die Zahlen gelten für den ganzen Zyklus von vier Wochen. Pins und Balken zeigen Details beim Überfahren. Plan berechnet mit einem Timefold-Modell.
Die Planungsfrage
Drei fiktive Pharmareferenten eines Pharmaunternehmens betreuen eine ländliche Region und stellen drei Produktlinien vor: Produkt A (Kardiologie), Produkt B (Diabetes) und Produkt C (Atemwege). Sie besuchen 80 Praxen: 46 Hausarztpraxen, 12 kardiologische, 11 diabetologische und 11 pneumologische Praxen. Für jede Fachrichtung gibt es ein Soll je Produkt für einen Zyklus von vier Wochen, zum Beispiel Produkt A viermal in einer kardiologischen Praxis. Ein Besuch stellt höchstens zwei Produkte vor, eine Hausarztpraxis braucht also 3 Besuche im Zyklus, eine kardiologische Praxis 4.
Die meisten Praxen empfangen Referenten nur zu festen Zeiten: am Ende der Vormittagssprechstunde, vor der Nachmittagssprechstunde, an zwei festen Vormittagen oder dienstags und donnerstags. Die Referenten beginnen und beenden jeden Außendiensttag zu Hause. Freitags ist Bürotag, er wird hier nicht geplant. Heute behält jeder Referent ein festes Gebiet und besucht die Praxen, deren letzter Besuch am längsten zurückliegt.
So planen wir
Das Timefold-Modell plant jeden Außendiensttag jedes Referenten als eine Liste von Besuchen. Bei jeder Änderung wird der Tag auf dem echten Straßennetz simuliert: Der Referent fährt so los, dass der erste Besuch beginnt, wenn der Empfang öffnet, fährt mit dem Auto, wartet, wenn eine Empfangszeit noch nicht begonnen hat, macht Mittagspause und fährt nach Hause. Ein Besuch muss ganz in eine Empfangszeit dieses Wochentags passen, und zwei Besuche in derselben Praxis liegen mindestens vier Außendiensttage auseinander. Ein Sollbesuch, der nicht in den Zyklus passt, zählt als verpasst, und jeder weitere Referent in einer Praxis kostet.
Verglichen wird mit der heutigen Arbeitsweise, berechnet mit derselben Simulation: Jeder Referent behält die Praxen nahe seinem Zuhause und besucht sie Tag für Tag in der Reihenfolge des letzten Besuchs. Eine Praxis kommt in den Tag, solange ihre Empfangszeit und der Arbeitstag es erlauben. Die Zahlen gelten für den ganzen Zyklus. Praxen, Referenten, Produkte und Empfangszeiten sind fiktiv. Die Straßen sind echt.
Was der Plan zeigt
| Kennzahl | Optimierter Plan | Vergleich: feste Gebiete, längster Abstand zum letzten Besuch zuerst |
|---|---|---|
| erreichte Sollbesuche (Zyklus von 4 Wochen) | 100 % +23,2 | 76,8 % |
| Kilometer pro Woche (Zyklus von 4 Wochen, 3 Referenten) | 854 km −65 | 919 km |
| Warten auf Empfangszeiten pro Woche (Zyklus von 4 Wochen) | 7,5 h −19 | 26,5 h |
Entscheidungen
- Referent und Tag für jeden Sollbesuch des Zyklus
- Reihenfolge der Besuche an jedem Tag
- welche Produkte jeder Besuch vorstellt (höchstens zwei)
Randbedingungen
- Sollbesuche je Fachrichtung und Produkt in vier Wochen
- Empfangszeiten jeder Praxis für Pharmareferenten
- Arbeitstag von 07:30 bis 18:00 ab und bis zu Hause, mit Fahrzeit und 30 Minuten Mittagspause
Ziel
jeder Sollbesuch im Zyklus, wenige Kilometer, wenig Warten in den Praxen, ein Referent je Praxis
Fragen
Woher kommen die Daten?
Die Straßen sind echt (OpenStreetMap). Die Praxen mit Fachrichtung und Empfangszeiten, die Referenten und die Produkte sind erzeugt und plausibel. Im Projekt kommen Ziellisten, Besuchsfrequenzen und Empfangszeiten aus dem CRM, freie Tage und Termine der Referenten aus ihren Kalendern.
Warum verfehlt der Vergleich Sollbesuche?
Viele Praxen empfangen Referenten nur in kurzen Zeitfenstern, zum Beispiel von 11:00 bis 12:30. Wer das Gebiet nach dem letzten Besuch abarbeitet, füllt die Tage mit Praxen in dieser Reihenfolge, und die kurzen Fenster anderer Praxen bleiben ungenutzt. Die Wartezeit wächst, und manche Praxen bekommen im Zyklus nicht alle Besuche.
Kann es Urlaub, Schulungstage und feste Termine einplanen?
Ja. Tage ohne Außendienst, feste Termine, Veranstaltungen und Besuche in Apotheken oder Kliniken sind weitere Einträge in den Tagen eines Referenten. Das Modell plant die Praxisbesuche darum herum.
Kann ein Referent den Plan ändern?
Ja. Ein Referent verschiebt oder fixiert einen Besuch, und das Modell plant den Rest des Zyklus mit denselben Regeln neu. Erledigte Besuche bleiben, wie sie sind.
Weitere Anwendungsfälle
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